Tandembesetzung fürs HR-Management

erliche Arbeit

Interview mit Gina & Vera - erlich goes tandem

Als Jojo im November 2020 vor der Herausforderung stand für sich eine Elternzeitvertretung im People & Culture Bereich zu suchen, wurden wir mit einer Welle an Bewerbungen überflutet, eine ist dabei besonders herausgestochen und wir entschieden uns ein kleines Experiment zu wagen. Wie der Titel vielleicht schon verrät, haben wir uns statt für eine Person, für zwei entschieden – ein sogenanntes Job-Tandem mit Gina und Vera. Beide haben uns mit ihrem ähnlichen wirtschaftspsychologischen Background und einer hohen Affinität zu Entwicklungsthemen und New Work überzeugt. Für uns hieß das erst mal umdenken und eine Vollzeitstelle durch zwei Personen teilen. Potential für doppelte Power, doppelte Expertise – aber auch mehr Chaos?

Welche Learnings erlich, Gina und Vera über die Zeit gezogen haben, ob es nur Vorteile gab und welche Voraussetzungen für dieses Arbeitsmodell nötig sind, erzählen euch: Gina, Vera, Jojo und Benni.

Warum hat erlich textil sich entschieden an Vera & Gina die Rolle der People & Culture Managerin im Tandem zu vergeben? Wäre es nicht wichtig da nur eine Ansprechperson zu haben, wie es die Organisation gewohnt war?

Jojo: Wir haben jetzt nicht explizit nach einem Tandem gesucht, die Bewerbung hat überzeugt und wir sind flexibel was Arbeits- und Arbeitszeitmodelle angeht. Wir wollen eben nicht talentierte Menschen für eine Position ausschließen, nur weil sie sie nicht zu 100% ausfüllen können oder wollen. Und wenn ich ehrlich bin, haben wir uns die klassischen Fragen wie: wie synchronisieren sich die beiden, bedeutet das einen erhöhten ORGA Aufwand, wie reagiert das Team bei zwei Ansprechpartnerinnen etc., gar nicht gestellt. Ganz nach einem unserer Werte: Bleib bei dir, vertrau auf dich & tu's, haben wir’s einfach gemacht. Was ich bei den beiden besonders interessant fand, waren die verschiedene Kompetenzgebiete, die meinen Job gut abdeckten. Aber auch spezielle Expertisen (in diesem Fall das Thema New Work / Learning & Development) waren mir wichtig, von jenen habe ich mir versprochen, dass zwei Personen einen facettenreicheren Blick auf unsere bestehenden Prozesse haben und frischen Wind reinbringen. Manchmal schwimmt man einfach zu lange in der eigenen Gedankensuppe, um manche Dinge konsequent zu optimieren oder voranzutreiben. Meine Hoffnung war somit, dass an Stellen, an denen ich eben nicht weiterkam, neue Ideen entstehen und weitergedacht werden. Spoiler – so war es.

Was war eure Motivation hinter der Bewerbung eine Rolle im Tandem auszuüben?

Gina: Ich war nicht glücklich in meiner damaligen Position in einem seeehr konservativen Unternehmen, habe mich gleichzeig - genauso wie Vera - viel mit Themen aus der New Work Bewegung auseinandergesetzt. Vera und ich haben dann eine Spendenaktion gestartet und beim miteinander Arbeiten gemerkt, dass uns die gleichen Themen beschäftigen. Sie hatte dann die glorreiche Idee: Ey lass uns doch als Tandem - getreu New Work - bewerben. Unser Plan war es nebenbei noch an einer Selbstständigkeit zu schrauben. Deshalb war 50/50 und die geteilte Stelle erstmal super für mich.
Vera: Mir ging es ähnlich, Corona hat in meinem alten Job alle spannenden Entwicklungsbereiche “eingestampft”, gleichzeitig wollte ich aber nach Babypause wieder so richtig anpacken. Nebst dem Aufbau der Selbstständigkeit mit Gina zusammen, war für mich natürlich ein Motivator, dass ich im Tandem einen spannenden Job ausfüllen kann, den ich, aufgrund von nach wie vor kaum interessanten ausgeschriebenen Teilzeitstellen, sonst nicht hätte machen können/wollen, da ein 100% Pensum zum damaligen Zeitpunkt nicht in Frage kam. Zu den Aspekten rund um Rahmenbedingungen, war für mich gleichzeitig ebenso spannend, so eng mit jemanden zusammen zu arbeiten. Sozusagen per Funktion eine fixe Sparringspartnerin zu haben und sich so miteinander sowohl fachlich als auch persönlich weiterzuentwickeln.

Ihr zwei kanntet euch schon, wenn auch nicht so gut - Welche Voraussetzungen müssen denn Tandem-Partner:innen eurer Meinung nach erfüllen, damit man diese Rolle gut besetzen kann?

Gina: Vera und ich haben durch die damalige Spendenaktion schon ein bisschen Projekt-Kontakt und haben uns organisiert wer was macht. Wir waren von Anfang an sehr offen und ehrlich zueinander, ich denke, eine wertschätzende Kommunikation ist für die Tandem Rolle sehr wichtig. Als es um die Verteilung von “Lieblings-Themen” ging, haben uns genau diese Eigenschaften geholfen. Darüber hinaus macht es sicherlich Sinn zu schauen, wie man profiltechnisch zusammenpasst. Ich habe mich schon in den vorigen Jobs mehr auf Entwicklungs- und Kulturthemen im Unternehmen fokussiert. Vera hatte mehr Erfahrung im Diagnostik und Recruiting Bereich. Somit haben wir gemeinsam 360° Grad Erfahrung im People Bereich und konnten uns somit super bei erlich textil einbringen.
Vera: ...ich würde ergänzen, dass man als Tandem-Partner:in bereit sein muss, über alles was man tut und wie man es tut gnadenlos transparent zu sein. Das kann und will sicherlich nicht jede:r. Ist für mich jedoch Voraussetzung, dass man nach außen hin inhaltlich als eine gewisse Einheit auftreten kann, sich gegenseitig den Rücken stärken, und somit auch gegenseitig weiterbringen kann.

Ihr habt euch sicher damals nicht nur bei erlich textil beworben - wie war die Resonanz? Sind euch “Vorurteile” begegnet und sind diese eventuell begründet?

Vera: Wir haben insgesamt positive Resonanz bekommen, viele Arbeitgeber:innen fanden das Modell spannend. Skepsis gab es insbesondere in Bezug auf die konkrete Aufgabenverteilung und die damit verbundene Rollenklarheit nach außen. Und ein Satz fiel vielfach “Kostet es nicht wahnsinnig viel Zeit sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen?”. Wir sagen: Ja und Nein. Ja, es ist anfangs eine Umstellung immer für den anderen mitzudenken im Sinne von “Welche Infos braucht Gina, um den Stift am nächsten Tag aufzunehmen, dort wo ich ihn fallen gelassen habe?”. Gleichzeitig hilft dies sehr sich selbst zu organisieren, und dort spart man wiederum Zeit.

Wie habt ihr euch organisiert – das war ja euer erstes Mal. Habt ihr euch nach Bereichen aufgeteilt – so wie man es aus dem Business Partner Konzept kennt?

Gina: Die ersten drei Monate waren etwas schwierig. Die Tandem Rolle, das neue Unternehmen und die Menschen - alles war neu und die Erwartungshaltung nicht ganz klar. Dann auch noch in Corona Zeiten, also alles remote. Spoiler: Es hat ganz bald ziemlich gut geklappt. Zu Beginn unserer Zeit haben wir auch noch das befreundete Unternehmen Kerbholz als People Managerinnen betreut - auch als Tandem. Wir haben schnell gemerkt, nicht jede von uns kann alles gleichermaßen wissen oder bespielen. Das waren einfach zu viele Themen. Als ersten Schritt haben wir über Monday, ein digitales Projeketmanagement Tool, ein Sync Board für den People Bereich auf die Beine gestellt. Das ist bis heute das Herzstück unserer Arbeit, wo wir Aufgaben und Verantwortlichkeiten verteilen. Sidenote: Für mich ein Musthave für jede:n der im Tandem oder auch so im Team arbeitet. Darüber hinaus gab es irgendwann einen Punkt, wo ich für Learning & Development Themen mehr Sichtbarkeit wollte - die ersten Monate waren sehr von Administration & Recruiting geprägt. Vera und ich standen uns dann öftermal “im Weg” - das war für uns beide nicht effizient. Also haben wir uns überlegt, wie wir das lösen können. Es wurde recht schnell klar: Wir setzen die New Work Brille auf und schauen uns die Rollen & Themen im People Bereich gesamthaft an.

Was war aus deiner Sicht besonders an der Zusammenarbeit? Woran musstest du dich gewöhnen?

Benni: Das war für uns ja das erste Mal, dass jemand eine Stelle als Tandem besetzt und das auch gleich noch bei einer so wichtigen Rolle wie der People & Culture-Stabsstelle. Besonders war für mich, wie Jojo schon erwähnt hat, dass man nun sechs Augen auf Themen gucken und zwei Fachgebiete in einem besetzen werden konnte und damit zwei Expertisefelder im People Bereich abgedeckt werden konnten. Ich musste mich tatsächlich erst etwas daran gewöhnen, dass jeweils Gina und Vera nur 50% gearbeitet haben und nicht jeden Tag jemand iim People-Team greifbar war. Das war ich anders gewöhnt und daher eine kleine Umstellung für mich, weil ich vorher immer mit Jojo irgendwie in Verbindung stand. So gab es auf einmal eine gemeinsame Mailadresse und ein großes Monday Board. Ich muss sagen, für mich persönlich war es schon ein Mehraufwand an Absprache, obwohl sich beide über Monday super abgesprochen haben, ist es in der Realität dann doch nicht so, dass beide immer alles voneinander wissen und im Detail beantworten können, an was der andere gerade arbeitet oder was er am Tag vorher angestoßen oder angedacht hat. Anfragen & Co. mussten also auch mal warten - was vielleicht aber auch nicht schlimm ist?! ;)

Wie war die Zusammenarbeit mit dem Team – gab es da Unsicherheiten, wen man wann ansprechen kann?

Vera: Da müsste man eigentlich das Team fragen. Ich denke, anfangs gab es da schon Unsicherheiten, insbesondere noch in der Phase, wo wir gewisse Rollen noch nicht verteilt hatten. Wir haben versucht, zu vermitteln: Es ist einer da, vielleicht kann die Person die am jeweiligen Tag gerade nicht arbeitet, nicht sofort 100%ig Auskunft geben, aber egal wer, nimmt das Anliegen auf, und es folgt schnellstmöglich Rückmeldung. Nachdem wir unsere Rollen mit Hilfe des Rollenmodells noch glatter gezogen hatten, wurde es, denke ich, noch einfacher für die Mitarbeitenden zuzuordnen. Das haben wir dann schon deutlich gemerkt, dass die Mitarbeitenden uns den “Hut”-Themen zuordnen und entsprechend auf uns zukommen.

Was würdest du nächstes Mal anders machen, wenn du ein Tandem einstellst – und würdest du nochmal ein Tandem einstellen?

Benni: Ich glaube nächstes Mal würde ich beim Start noch klarer auf das “Wie arbeiten wir zusammen.” achten. Mit den vielen Learnings die wir aus dieser Tandem-Runde hatten, würde ich aber durchaus nochmal ein Tandem einstellen, wenn wir da thematisch in einem anderen Bereich einen Mehrwert an Expertise und Blickwinkel generieren könnten.

Welche Vorteile siehst du für Unternehmen Tandem-Rollen zu vergeben? Hast du aus dem Team Feedback bekommen?

Jojo: Also das Team hat durchweg positives Feedback für Gina und Vera zurückgemeldet. Am Anfang gab es einen kleinen Gewöhnungsmoment, bis alle wussten wer wann für was ansprechbar war, aber ansonsten waren alle happy und haben sich über den, von mir auch gewünschten, Twist glaube ich sehr gefreut. Es sind neue Projekte, Projektideen und auch Formate entstanden, die gelebt werden und nun fester Teil der People & Culture Landschaft bei erlich sind. Außerdem konnten auch Gina & Vera sich mit jeweils 50% parallel um ihre Selbstständigkeit kümmern, was den beiden wichtig war – somit also Win-Win.

Wenn Unternehmen hinsichtlich der Tandem-Besetzung unsicher sind, was würdest du ihnen aus deiner Sicht raten?

Jojo: Alles was es braucht ist eine offene Kultur und eine gewisse Flexibilität beziehungsweise ein gewisses Maß an Vertrauen für die Mitarbeiter:innen, sich selber organisieren zu können (inhaltlich, sowie strukturell), dann ist das super easy umzusetzen und bringt viele neue Denkanstöße.

An dieser Stelle nochmal: 1000 Dank an Gina & Vera, dass ihr mit uns gemeinsam diesen Versuch gewagt habt und danke für eure neuen und wertvollen Impulse, die ihr in dieser Zeit gesetzt und damit erlich an so vielen Stellen bereichert habt! 🧡